Paso a paso
Cómo preparar un DeCA para un transporte de vehículos, paso a paso
Un porte de tres coches de principio a fin: quién figura en el documento, qué datos lleva, cuándo se genera, qué pasa si cambia el semirremolque en ruta y qué se guarda después.
En este artículo
El ejemplo (datos ficticios)
Transportes Ejemplo, S.L. recibe el encargo de Concesionario Ficticio, S.A. de llevar tres turismos usados desde una campa de Zaragoza hasta su exposición de Huesca. Irán en un portavehículos articulado. Todos los nombres, NIF y matrículas de este artículo son inventados y solo sirven para ilustrar el procedimiento: no reproducen un documento real ni acreditan que un documento concreto cumpla la norma.
1. Confirma que el servicio necesita documento de control
Es un transporte público —por cuenta ajena y retribuido— de mercancías por carretera dentro de España, así que necesita documento de control, y desde el 5 de octubre de 2026 tiene que ser digital. Los coches funcionan: no encaja en la excepción de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales.
Orden FOM/2861/2012, arts. 1 y 2; más contexto en DeCA obligatorio desde el 5 de octubre.
2. Decide quién es cargador contractual y quién transportista efectivo
El transportista efectivo es el titular de la autorización con la que se mueve el camión. El cargador contractual es quien contrata directamente con él. Depende de quién conduzca:
Con medios propios
El camión y el conductor son de Transportes Ejemplo.
Cargador contractual: Concesionario Ficticio, S.A.
Transportista efectivo: Transportes Ejemplo, S.L.
Subcontratado
Transportes Ejemplo encarga el viaje a un autónomo con su propia autorización.
Cargador contractual: Transportes Ejemplo, S.L.
Transportista efectivo: el autónomo.
Orden FOM/2861/2012, art. 4. El Ministerio aplica el mismo criterio a la subcontratación en sus preguntas frecuentes.
3. Decide si es un documento o varios
El documento se formaliza por cada envío, pero varios envíos pueden ir en un solo documento si cargador contractual y transportista efectivo coinciden en todos. Los tres coches son del mismo cliente y viajan en el mismo camión, así que pueden ir juntos.
Si en ese viaje se añadiera un cuarto coche de otro concesionario que contrata directamente con Transportes Ejemplo, ese coche tendría otro cargador contractual e iría en su propio documento.
4. Reúne los datos
Así quedaría, con medios propios. El orden y la presentación son libres.
| Cargador contractual | Concesionario Ficticio, S.A. · NIF A00000000 · C/ Inventada 1, Huesca |
|---|---|
| Transportista efectivo | Transportes Ejemplo, S.L. · NIF B00000000 |
| Origen y destino | Campa de ejemplo, Zaragoza → Exposición de Concesionario Ficticio, Huesca |
| Naturaleza y peso | Vehículos turismo usados · 3 unidades |
| Fecha del transporte | La del día del porte |
| Matrículas del conjunto | Tractora 0000 XXX · Semirremolque R 0000 XXX |
| Autorización especial | No procede |
| Observaciones | Identificación de los coches: bastidores o matrículas (buena práctica, no exigida) |
Revisa sobre todo los datos que suelen copiarse de un viaje anterior: NIF, domicilio del cargador y matrículas del conjunto. El detalle de cada dato está en requisitos del DeCA.
5. Genera el documento antes de que salga el camión
El PDF se genera antes del inicio efectivo del servicio, de forma nativa (no escaneando un papel), con un tamaño de hasta 5 MB y un QR que lleva a una URL HTTPS de descarga directa. Comprueba que el QR descarga el documento sin pedir usuario ni pulsar botones.
6. Haz llegar la copia al conductor
El conductor lleva la copia en su móvil o impresa, y en los dos casos con el QR. Si la lleva impresa, nada de corregirla a mano: las anotaciones manuscritas no cuentan.
7. Si algo cambia en ruta: el semirremolque
A mitad de camino, una avería obliga a pasar los coches a otro semirremolque. La matrícula del documento ya no es la real, y la norma pide que el cambio de vehículo conste. Hay dos formas válidas de modificar:
- Modificar el mismo PDF, dejando los datos antiguos marcados como no válidos y el motivo. La URL y el QR no cambian, así que la copia impresa del conductor sigue llevando al documento vigente.
- Emitir un PDF nuevo, con URL nueva, y conservar el original.
En los dos casos, la versión vigente tiene que llegar al conductor.
8. Después de la entrega
Cargador contractual y transportista efectivo conservan su ejemplar al menos un año. La descarga por la URL puede desactivarse a partir de los siete días naturales siguientes al final del servicio, pero eso no elimina la obligación de conservar.
El mismo ejemplo, en Serge
Si la empresa trabaja con Serge, el transporte de los tres coches ya está dado de alta, y el documento sale de ahí:
- Se emite desde la ficha del transporte, desde el tablero de planificación —varios envíos en un documento cuando las partes coinciden— o desde el móvil del conductor.
- Cargador contractual y transportista efectivo se determinan según quién haga el viaje: con medios propios o con un conductor subcontratado.
- El PDF se genera de forma nativa, con su QR y las fechas de creación y modificación en los metadatos, y se rechaza si pasa de 5 MB.
- Al modificarlo se conservan la misma URL y el mismo QR, y los datos anteriores quedan impresos como «ya no válidos» con su motivo.
- Si después de emitir cambian el conductor, los datos del coche o el origen o destino del transporte, el documento se marca como desactualizado para que alguien decida qué hacer.
Revisar los datos y decidir cuándo emitir sigue siendo cosa de tu equipo. Serge no está «homologado» por nadie: la Administración no certifica aplicaciones de DeCA.
Contenido divulgativo a partir de las normas consultadas el 30 de septiembre de 2026. El ejemplo es ilustrativo y usa datos ficticios. No sustituye el análisis de un caso concreto.