Serge

Documentación de transporte

Requisitos del DeCA digital: datos, PDF, QR y conservación

Lo que exige la norma, separado de lo que es buena práctica, y los errores que hacen que un documento no sirva cuando te lo piden. Al final, una lista de comprobación que puedes imprimir.

Serge · Guías operativasPublicado el Normativa revisada el 30 de septiembre de 2026
En este artículo

En dos frases

Los datos del documento los fija la Orden FOM/2861/2012; el formato electrónico —PDF nativo de hasta 5 MB, QR, URL de descarga directa, modificaciones y copia del conductor— lo fija la Resolución de 5 de junio de 2026. Marcamos cada punto como Norma o Recomendación.

1. Los datos que debe contener

NormaEl artículo 6 de la Orden fija el contenido mínimo. El artículo 7 reparte la responsabilidad de cada dato entre las dos partes (redacción corregida por la Orden TRM/282/2026).

Dato (art. 6) En un porte de vehículos Responde
a) Cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio Quien te contrata directamente a ti, o tu empresa si subcontratas el viaje. Cargador contractual
b) Transportista efectivo: nombre o razón social y NIF El titular de la autorización con la que se mueve el camión. Cargador contractual
c) Origen y destino Campa, concesionario, puerto o taller de recogida y de entrega. Cargador contractual
d) Naturaleza y peso de la mercancía «Vehículos». Si el peso exacto es difícil de determinar, la norma pide «otro tipo de magnitud para determinar su peso». Indicar el número de unidades, y la masa de la ficha técnica si se conoce, es una lectura práctica, no un criterio oficial. Cargador contractual
e) Autorización especial de circulación Solo si el conjunto la necesita. Transportista efectivo
f) Fecha de realización La del transporte. Transportista efectivo
g) Matrículas del vehículo tractor y del remolque o semirremolque Las del portavehículos, no las de los coches transportados. Los cambios de vehículo durante el transporte se hacen constar. Transportista efectivo
h) Observaciones o reservas Las que pidan las partes. Cada parte, por las que incluye

RecomendaciónLa norma no exige el bastidor ni la matrícula de cada coche transportado. Indicarlos ayuda a saber a qué coche corresponde cada envío y a encontrar el documento después, sobre todo en cargas de varios clientes.

Orden FOM/2861/2012, art. 6; art. 7; Orden TRM/282/2026. El formato es libre (art. 5).

2. El fichero PDF

  • NormaFormato PDF de no más de 5 MB.
  • NormaFecha y hora de creación y de modificación como metadatos del PDF.
  • NormaGeneración nativa digital: no valen ficheros obtenidos escaneando papel ni imágenes digitalizadas.
  • NormaEl QR con la URL va dentro del propio PDF. La resolución no fija en qué parte.

Resolución de 5 de junio de 2026, apartado segundo.

3. El QR y la URL de descarga

  • NormaURL con HTTPS (TLS 1.2 o superior) que no caduque antes de terminar el servicio.
  • NormaDescarga directa del PDF: no vale una URL que lleve a una página con usuario y contraseña, ni con botones de descarga u otra interacción manual.
  • NormaPasados siete días naturales desde el final del servicio, se puede desactivar la descarga. No es obligatorio hacerlo, y no elimina la obligación de conservar.
  • NormaEl repositorio puede estar en cualquier dominio y no hay que comunicarlo a la Administración.

Apartado tercero y apartado primero.

4. Antes de salir: generación y copia del conductor

  • NormaEl documento se genera antes del inicio efectivo del servicio.
  • NormaEl conductor lo lleva a bordo como copia electrónica en el móvil o impresa en papel; en los dos casos, con el QR. En un control presenta el documento con el QR o, en su defecto, solo el QR.
  • NormaLas anotaciones a mano sobre la copia impresa no cuentan.
  • RecomendaciónEscanea el QR con el móvil que vaya a usar el conductor antes de que salga: así compruebas que descarga el documento correcto.

Apartado primero y apartado séptimo; Orden, art. 3.

5. Si algo cambia durante el servicio

NormaHay dos formas válidas de modificar:

  • Sobre el mismo PDF. Se conservan los datos antiguos indicando claramente que ya no son válidos y el motivo. La URL y el QR no cambian.
  • Con un PDF nuevo. Tendrá URL nueva, y el original se conserva.

En los dos casos, la versión vigente tiene que llegar al conductor. Una corrección a bolígrafo sobre la copia impresa no sirve.

Apartado quinto.

6. Varios envíos en un documento

NormaSe pueden agrupar envíos en un único documento solo cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos. Cada envío tiene que quedar identificado con su origen, destino, naturaleza y peso. El orden en que aparecen no indica el orden de entrega.

En un portavehículos con coches de dos clientes que te contratan directamente, los cargadores contractuales son distintos: cada uno lleva su documento.

Apartado sexto.

7. La firma

NormaEl DeCA no necesita firma. Si además se usa con finalidad contractual y se firma, la firma electrónica tiene que ser, como mínimo, avanzada (AdES) o cualificada (QES). Una firma dibujada en la pantalla no es por sí misma una firma avanzada.

Apartado cuarto.

8. Conservación

NormaHay dos ejemplares: uno para el cargador contractual y otro para el transportista efectivo, que es el que va a bordo. Los dos deben conservar el documento al menos un año, en cualquier soporte. Si una parte generó el fichero, basta con que la otra pueda descargarlo durante ese año.

RecomendaciónGuarda el documento junto al transporte al que pertenece. Emitirlo y encontrarlo meses después son tareas distintas.

Orden, arts. 8 y 9; Resolución, apartado segundo.

Errores que hacen que el documento no sirva

  • El QR abre una pantalla de inicio de sesión o una página con un botón «Descargar».
  • El PDF es un escaneo o una foto del documento en papel.
  • El fichero pesa más de 5 MB (por ejemplo, porque lleva fotos incrustadas).
  • El documento se genera cuando el camión ya ha salido.
  • Se cambia la tractora en ruta y el documento sigue con la matrícula anterior.
  • Se corrige a mano la copia impresa en lugar de modificar el documento.
  • Se agrupan en un documento envíos con cargadores contractuales distintos.
  • La URL se desactiva antes de que termine el servicio.

Lista de comprobación imprimible

Para revisar un servicio antes de que salga. No hace falta registrarse y no se guarda nada: las casillas se quedan en tu navegador mientras la página está abierta.

Esta lista ordena la revisión; no valida jurídicamente un documento ni sustituye el análisis de un caso concreto.

Fuentes

Contenido divulgativo a partir de las normas consultadas el 30 de septiembre de 2026. No sustituye el asesoramiento sobre un caso concreto.