Cómo planificar la carga de un portavehículos de 8 plazas sin pizarra
La carga de un portavehículos se monta cada día con pedidos que cambian a última hora. Este es un método en cinco pasos para cuadrarla sin pizarra, y lo que conviene mirar antes de que el camión salga con plazas vacías.
En este artículo
Son las ocho de la mañana. Tienes catorce coches pendientes, tres conductores y un cliente que acaba de escribir para cambiar una recogida. En la pizarra hay flechas encima de flechas, y alguien acaba de preguntar si el Golf blanco ya estaba asignado.
Planificar la carga de un portavehículos no es difícil. Lo difícil es mantenerla cuadrada cuando todo cambia a la vez. Este método sirve igual con una hoja de cálculo que con un programa. Lo que cambia es cuánto tiempo te cuesta cada paso.
Por qué la pizarra se queda corta
La pizarra, o la hoja de cálculo compartida, funciona mientras hay pocos coches y una sola persona planificando. Se rompe en tres sitios:
- Los pedidos llegan por varios canales. Uno por correo, otro en el Excel del cliente, otro por teléfono. Si no acaban todos en el mismo sitio, alguno se queda fuera de la carga.
- Nadie ve las plazas libres de un vistazo. Sabes cuántos coches tienes, pero no cuántos huecos le quedan a cada camión ni hacia dónde va.
- Los cambios no dejan rastro. Si alguien mueve un coche de un conductor a otro, no queda dónde ni por qué. Y deshacerlo depende de que alguien se acuerde.
El método en cinco pasos
Cinco pasos, siempre en el mismo orden, para cuadrar la carga del día
- Una sola colaTodo pedido entra en la misma lista de pendientes, venga de donde venga.
- Ordena por zonaAgrupa por origen y destino, y separa lo que aún no está disponible.
- Asigna por conductorCada conductor, un color. La carga se ve por colores, no por filas.
- Cuenta las plazasPlazas libres por camión y coches que van rodados, antes de cerrar.
- Cierra y avisaEl conductor recibe su ruta y cada carga sale con su documentación.
1. Una sola cola de pendientes
Antes de pensar en camiones, junta todos los pedidos en una única lista. Cada coche, una línea, con matrícula o bastidor, origen, destino, cliente y desde cuándo está disponible. Si un cliente manda ocho coches de golpe, son ocho líneas, pero conviene saber que van juntos.
Al dar de alta cada pedido, compruébalo contra lo que ya está pendiente. Un coche pedido dos veces se acaba cargando dos veces o, peor, facturando dos veces.
2. Ordena por zona y por disponibilidad
Agrupa los pendientes por zona de recogida y de entrega. Separa los coches que todavía no se pueden mover, porque el concesionario no los tiene listos o porque hay una cita a una hora concreta. Y marca los urgentes, pero solo los urgentes de verdad. Si todo es urgente, nada lo es.
3. Asigna por conductor, con un color para cada uno
En lugar de mover filas, asigna cada coche a un conductor, y que cada conductor tenga su color. Así la carga se lee de un vistazo: el rojo lleva cuatro hacia Tarragona y el azul cinco hacia Girona. Los coches de un mismo pedido tienden a ir juntos, pero no siempre: la carga la decide la ruta, no de dónde vino el pedido.
4. Cuenta las plazas antes de cerrar
Las plazas de cada camión dependen del modelo de portavehículos y de los coches que lleve: dos monovolúmenes no ocupan lo mismo que dos utilitarios. Antes de dar la carga por buena, mira dos cosas: qué camión sale con plazas libres y qué coches no ocupan plaza porque van rodados, conducidos por carretera. La plaza libre de las ocho de la mañana es la que te salva la urgencia de las once.
Con las plazas a la vista, el hueco para la urgencia de la tarde aparece antes de salir
5. Cierra la carga y avisa
Cuando la carga está cuadrada, cada conductor tiene que saber qué lleva y en qué orden, sin depender de una llamada. Y cada carga tiene que salir con su documentación lista. Si tienes dudas con el DeCA, aquí tienes cómo prepararlo paso a paso.
Lo que hay que comprobar antes de que salga el camión
Errores típicos
- Cargar por orden de llegada. El primer pedido que entra no tiene por qué ir en el primer camión. Manda la ruta.
- Dar por disponible un coche que no lo está. Un viaje en balde por un coche que no estaba listo cuesta más que una llamada antes de salir.
- Planificar en un sitio y avisar en otro. Si el plan está en la pizarra y la ruta va por mensaje, tarde o temprano no coinciden.
- No poder volver atrás. Montar una carga es probar: se asigna, se mira y se cambia. Si cada cambio cuesta, se deja de cambiar y se sale peor cargado.
Así lo hace Serge
Así lo hace Serge
En Serge, cada pedido entra en la misma cola de pendientes. Se puede dar de alta uno a uno, en lote o importando un Excel con las columnas de la plantilla de Serge. Al dar de alta uno a uno o en lote, si la matrícula o el bastidor ya están pendientes, Serge avisa antes de crear el duplicado.
En el tablero de planificación, cada conductor tiene su color. Marcas los coches, eliges el conductor y la fila se pinta. Si indicas las plazas en la ficha de cada conductor, ves las que lleva ocupadas sobre el total. Puedes cambiar o quitar una adjudicación desde el tablero, y la última se deshace de un clic durante cinco minutos. Los urgentes se marcan con una estrella y los rodados se distinguen del resto, para no contarlos como plaza.
Con el módulo de DeCA, desde el mismo tablero se emite el documento de los coches marcados, y el conductor ve su ruta en el móvil. Si trabajáis con viajes de camión completo, con sus plazas y sus paradas, esa vista se activa en la configuración de la empresa.
Y lo mismo sirve para el resto de la operativa: si la planificación es solo una de tus hojas, mira las señales de que tu empresa ya no cabe en un Excel.
Preguntas frecuentes
¿Un coche que va rodado ocupa plaza en el camión?
No. Un traslado rodado lo lleva un conductor por carretera, así que no sube al portavehículos. Conviene verlo marcado en la cola para no contarlo como plaza.
¿Qué hago si entra un pedido urgente con la carga ya cerrada?
Mira primero qué camión sale con plazas libres y hacia qué zona. Si ninguno encaja, cambiar una asignación es mejor que improvisar un viaje entero, siempre que puedas deshacerlo si al final no hace falta.
¿Cómo evito tener el mismo coche pedido dos veces?
Comprobando la matrícula y el bastidor al dar de alta cada pedido contra lo que ya está pendiente. Hacerlo a ojo en una hoja de cálculo es justo donde se cuela el duplicado.