7 señales de que tu empresa de portavehículos ya no cabe en un Excel
Muchas empresas de portavehículos han crecido con una hoja de cálculo. El problema llega cuando la hoja manda más que la empresa. Estas siete señales te dicen si ya has llegado a ese punto y qué hacer si es así.
En este artículo
El archivo se llama PENDIENTES_noviembre_definitivo_v3.xlsx. Hay dos personas dentro, una acaba de guardar encima de la otra y un cliente espera al teléfono para saber dónde está su coche.
Excel es una herramienta estupenda, y muchas empresas de transporte de vehículos han llegado hasta aquí gracias a él. El problema no es Excel. El problema es lo que cuesta sostenerlo cuando crecen los coches, las personas y los clientes. Ese coste no aparece en ninguna factura: se paga en horas, en errores y en llamadas.
Las 7 señales
1. Hay varias versiones de la verdad
Una hoja en el ordenador de planificación, una copia en el correo y una foto de la pizarra en el móvil. Cuando dos personas dan dos respuestas distintas al mismo cliente, el problema ya no es de orden: es de imagen.
Pregúntate: si ahora mismo te pregunto por un coche, ¿cuántos sitios tienes que mirar?
2. El mismo coche se teclea varias veces
El pedido se copia a la hoja de planificación, de ahí al documento de transporte, después a la entrega y al final a la factura. Cada vez que alguien teclea una matrícula puede equivocarse, y un dígito mal puesto es un coche que no aparece o una factura que hay que rehacer.
Con una hoja por tarea, el mismo coche se teclea cinco veces. Con un expediente, una
Pregúntate: ¿cuántas veces escribe tu oficina la misma matrícula?
3. El cliente llama para saber dónde está su coche
Cada llamada es un rato que tu oficina no dedica a planificar. Y el cliente tampoco quiere llamar: lo que quiere es saberlo. Si la respuesta depende de que alguien busque en una hoja y pregunte al conductor, esa llamada se repetirá mañana.
Pregúntate: ¿tu cliente puede ver cómo va su transporte sin hablar contigo?
4. Las fotos y los papeles están repartidos
Fotos en el móvil del conductor, albaranes en una bandeja y actas en el correo. Funciona hasta que llega una reclamación y hay que encontrar las fotos de un coche de hace tres meses. La inspección de daños en la recogida solo sirve si después la encuentras.
Pregúntate: ¿cuánto tardas en encontrar el albarán de un coche del mes pasado?
5. Cerrar el mes cuesta días
Repasar portes, buscar los que van sin precio, separar por cliente y pasarlo todo a factura. Si para facturar hay que reconstruir el mes, algo se escapa. Y un porte sin facturar es trabajo regalado.
Pregúntate: ¿estás seguro de que el mes pasado se facturó todo?
6. Sabes lo que facturas, pero no lo que te queda
El total del mes sale. Lo que no sale es qué porte deja dinero y cuál no, porque el coste del proveedor está en otra hoja, en un correo o en la cabeza de alguien.
Pregúntate: ¿sabrías decir qué cliente te deja menos margen?
7. Todo depende de una persona
Hay alguien que «se sabe la hoja». Si esa persona se coge vacaciones, la oficina va a ciegas. Y si cambia un precio, nadie puede decir quién lo tocó ni cuándo.
Pregúntate: si esa persona falta mañana, ¿quién sabe cómo va el día?
Cuenta tus señales
Marca las que te suenan:
Una orientación nuestra sobre lo que significa cada resultado
- De 0 a 2 señalesAguantaOrdena lo que tienes y vuelve a mirarlo en unos meses.
- De 3 a 4 señalesMira opcionesEmpieza a comparar con calma.
- De 5 a 7 señalesToca cambiarMerece la pena ponerle fecha al cambio.
Cuándo el Excel todavía vale
Si llevas pocos coches, planifica una sola persona y tus clientes no te piden nada más, un Excel bien llevado sigue siendo suficiente. No hace falta comprar un ERP por moda.
Y si eres autónomo con uno o dos camiones, tu problema suele ser otro: el papeleo de cada porte. Para eso está Serge Freelance, gratis hasta 20 DeCA al mes.
Cómo dejar el Excel sin parar la operativa
El miedo habitual es tener que parar la empresa para cambiar de sistema. No hace falta. Lo que mejor funciona es hacerlo por partes:
Cinco pasos para cambiar de sistema sin dejar de mover coches
- Empieza por lo que más dueleNormalmente la planificación o la facturación. Lo demás, después.
- Prepara los datos que se repitenClientes, conductores y direcciones, limpios y sin duplicados.
- Arranca con los pedidos nuevosLo que ya está en marcha termina donde empezó.
- Fija un plazo de convivenciaUnos días con los dos sistemas y una fecha de fin.
- Apaga la hojaSi sigue abierta, la gente volverá a ella.
ERP genérico o ERP hecho para esto
Muchos ERP y TMS de carga general piensan en palés y en kilos. El transporte de vehículos piensa en matrículas, bastidores, plazas del camión, coches que van rodados, daños y campas. Si tu programa no conoce esas palabras, acabarás con un Excel al lado.
Si estás en ese punto, aquí tienes las 12 cosas que debe tener un ERP para transporte de vehículos, con las preguntas para llevar a cada demo.
Así lo hace Serge
Así lo hace Serge
Serge es un ERP hecho solo para empresas de transporte de vehículos. Cada transporte de cada coche tiene su expediente, y el resto cuelga de él. Las siete señales, una por una:
| Señal | En Serge |
|---|---|
| Varias versiones de la verdad | Una sola cola de pendientes que toda la oficina ve a la vez |
| Teclear varias veces | Un alta, uno a uno, en lote o importando un Excel con la plantilla de Serge. El documento y la entrega salen de ese transporte, y también la factura si activas la emisión en la configuración de la empresa |
| El cliente llama | Portal del cliente con el estado de sus transportes y sus documentos |
| Fotos y papeles repartidos | Fotos, documentos y albaranes en el expediente de cada transporte |
| Cerrar el mes cuesta días | Libro del mes con lo que va sin precio a la vista. Las facturas salen de los portes; la emisión se activa en la configuración de la empresa |
| No sabes lo que te queda | Coste del proveedor en cada porte y margen, visibles solo para administración |
| Todo depende de una persona | Accesos por perfil e historial de cambios: quién tocó qué y cuándo |
Se contrata por módulos sobre una base de Operaciones: empiezas por la base y añades el resto cuando lo necesites.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un TMS y un ERP?
Un TMS se centra en organizar el transporte. Un ERP abarca también el resto de la empresa, como la facturación, los cobros o el personal. En una empresa de transporte de vehículos, lo que importa es que todo cuelgue del mismo coche, se llame como se llame el programa.
¿Puedo pasar mis Excel a un ERP?
Normalmente sí, y es la mejor forma de empezar. Conviene limpiar antes los datos que se repiten, como clientes y direcciones. En Serge puedes importar pedidos con la plantilla de Excel, tu listado de clientes y tu stock de campa, siempre con las columnas que pide cada importador.
¿Hay que cambiarlo todo de golpe?
No, y mejor que no. Empieza por lo que más te duele y añade el resto cuando eso funcione. En Serge se contrata por módulos sobre una base de Operaciones.
¿A partir de cuántos camiones merece la pena un ERP?
Depende menos de los camiones que de la complejidad. Dos personas planificando, varios clientes con reglas distintas o subcontratas a las que pagar complican más que un camión de más.