Control de stock en una campa de vehículos: qué coches tienes, de quién son y cuánto llevan
Una campa no se descontrola de golpe, se descontrola coche a coche. Esta guía explica qué datos necesita cada vehículo, cómo encontrarlo sin recorrer la explanada y cómo cobrar las estancias sin discusiones.
En este artículo
Son las cinco de la tarde. Un cliente pregunta si el Arona que dejó el mes pasado sigue contigo y cuántos días lleva. La hoja de cálculo dice que sí, pero la actualizó alguien el viernes. Así que alguien se pone el chaleco y sale a recorrer la campa con el móvil en la mano.
Controlar el stock de una campa de vehículos no es complicado cuando hay pocos coches y un solo cliente. Lo complicado llega cuando entran y salen coches todo el día, de varios clientes, y cada uno pregunta por lo suyo. Este método sirve igual para una campa pequeña que para una grande.
Por qué una campa se descontrola
Casi siempre es por una de estas cuatro razones:
- La hoja va por detrás de la puerta. Los coches entran y salen durante todo el día, y la hoja se actualiza cuando alguien puede.
- Cada papel nombra el coche de una forma. El transportista trae la matrícula, el cliente manda el bastidor y a veces solo te dan los últimos dígitos.
- El mismo coche vuelve. Sale hacia un concesionario, regresa y ya nadie sabe si es la misma estancia o una nueva.
- Nadie cierra las estancias. Un coche que se fue sin anotarlo sigue sumando días, y acabas facturando algo que no está en tu campa.
Qué datos necesita cada coche
No hacen falta muchos, pero sí todos, y siempre los mismos:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | De quién es el coche y a quién se le cobra la estancia |
| Matrícula | Es como lo nombra casi todo el mundo |
| Bastidor | Lo que no cambia, y lo único que tiene un coche nuevo sin matricular |
| Marca y modelo | Para reconocerlo en la explanada |
| Fecha de entrada | Desde cuándo cuenta la estancia |
| Fecha de salida | Hasta cuándo cuenta. Vacía, el coche sigue dentro |
| Ubicación | Dónde buscarlo: zona, calle o parking |
El método en cinco pasos
Cinco pasos para que el stock diga siempre lo que hay en la campa
- Entrada en la puertaEl coche se registra cuando llega, no al final del día.
- Identificación dobleMatrícula y bastidor en la misma ficha.
- Estancia con una reglaLos días se cuentan siempre igual para cada cliente.
- Salida en el momentoSe cierra cuando el coche se va, no cuando alguien se acuerda.
- Cliente informadoCada cliente ve lo suyo sin tener que llamar.
1. Registra la entrada en la puerta
El mejor momento para dar de alta un coche es cuando está delante. Si la entrada se apunta en un papel y se pasa después a la hoja, tendrás dos fallos posibles en lugar de uno. Y durante unas horas tu stock dirá algo que no es verdad.
2. Identifica cada coche por matrícula y por bastidor
Si solo guardas uno de los dos, buscarás por el otro y no lo encontrarás. Un coche nuevo no tiene matrícula, y un correo de un cliente puede traer únicamente los últimos dígitos del bastidor. Tu búsqueda tiene que aceptar las dos cosas, enteras o acortadas.
3. Cuenta los días con una sola regla
¿El día de entrada cuenta? ¿Y el de salida? Parece un detalle, pero un coche del 1 al 9 son 9 días si cuentas los dos extremos y 8 si no. Decide una regla y úsala siempre, porque de ahí sale lo que cobras.
4. Cierra la salida en el momento
Muchos coches salen de la campa subidos a un camión. Si tu stock y tus transportes viven en sitios distintos, esa salida hay que apuntarla dos veces, y una de las dos acaba olvidándose. Lo ideal es que una cosa alimente a la otra.
5. Deja que el cliente vea lo suyo
Lo que un cliente quiere saber es sencillo: qué coches tiene contigo y cuánto llevan. Si puede verlo sin llamar, tu oficina deja de contestar esa pregunta. Un resumen periódico por correo ayuda a quien no quiere entrar en ningún sitio.
Tres formas de cobrar una estancia
No hay una forma correcta, hay la que has pactado con cada cliente. Estas son tres formas habituales:
| Forma de cobro | Cómo funciona | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Franquicia de coches | El cliente tiene incluidos unos coches al mes y paga el excedente por día | Clientes con un volumen estable |
| Días gratis por coche | Cada coche tiene unos días gratis y, desde ahí, paga por día | Coches de paso, que deberían salir pronto |
| Pago único por coche | Cada coche paga una vez por estancia, dure lo que dure | Estancias largas o sin fecha de salida |
En la franquicia conviene pensar en días-coche. Un cliente con 20 coches incluidos tiene, en un mes de 30 días, una bolsa de 600 días-coche. Se suman todos los días realmente ocupados y se cobra lo que pase de la bolsa, multiplicado por la tarifa diaria que hayáis pactado.
Con una franquicia de 20 coches, lo que se cobra son los 72 días-coche que pasan de la bolsa
Lo que hay que revisar antes de cobrar el mes
Qué pedirle a un software de campa
Si estás comparando programas de gestión de campa, estas preguntas separan rápido lo que sirve de lo que no:
- ¿Encuentra un coche por matrícula y por bastidor, aunque solo tengas los últimos dígitos?
- ¿Lee el bastidor con la cámara del móvil, sin comprar equipos?
- ¿Separa el stock por cliente, y cada cliente ve solo lo suyo?
- ¿Te avisa de posibles duplicados antes de cobrar?
- ¿Calcula el excedente con la regla de cada cliente?
- ¿Está conectado con tus transportes, o tendrás que apuntar las salidas dos veces?
Esa última es la más importante. Un software de campa aislado arregla la mitad del problema, y por eso conviene mirarlo dentro de un ERP para el transporte de vehículos.
Así lo hace Serge
Así lo hace Serge
En Serge, la campa forma parte de la misma herramienta que tus transportes. Cada coche entra en el stock de su cliente, con sus fechas.
- Escáner con el móvil: la cámara lee el código de barras del bastidor para localizar el coche, y también vale una pistola.
- Búsqueda por matrícula o bastidor, aunque el bastidor esté acortado.
- Importar tu Excel de stock: al subir el archivo, las filas en rojo se ignoran salvo que elijas importarlas como salidas, y los coches que ya están en Serge con una estancia que se solapa se omiten por defecto.
- Cálculo de estancias: franquicia, días gratis o pago único, según cada cliente. Serge calcula el excedente y lo exporta a Excel.
- Posibles duplicados a la vista: se enseñan antes de exportar, para que los revises tú.
- Cliente informado: cada cliente con acceso al portal ve su stock, y puedes activarle un resumen diario por correo.
Si un coche del stock sale en un transporte del mismo cliente, al entregarlo fuera de tu campa no hay que apuntar la salida dos veces. Si lo entrega el conductor, Serge cierra la estancia y avisa a la oficina. Si lo entrega la oficina, el diálogo de entrega propone sacarlo del stock.
Más detalle en la página de gestión de campa de vehículos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una campa de vehículos?
Es una explanada donde se guardan coches a la espera de su siguiente destino. Suelen ser vehículos de concesionarios, de renting, de subastas o de flotas que pasan unos días o unas semanas allí antes de salir hacia su entrega.
¿Cómo se cuenta un día de estancia?
Depende de lo que acuerdes con el cliente, y por eso hay que escribirlo. Lo más claro es contar el día de entrada y el de salida. Así, un coche que está del día 1 al día 9 ocupa 9 días. Lo importante es usar siempre la misma regla.
¿Cómo evito cobrar dos veces el mismo coche?
Compara matrícula y bastidor, y mira si dos estancias del mismo coche se solapan en el tiempo. Si se solapan, probablemente es un duplicado. Y si un coche sale y vuelve el mismo día, ese día ocupó una sola plaza.
¿Se puede escanear un bastidor con el móvil?
Sí. La cámara del móvil lee el código de barras del bastidor, y también sirve una pistola lectora. Una matrícula no es un código de barras, así que para leerla hace falta reconocimiento de texto a partir de una foto.